conceptos basicos
Gestión de Proyectos es la aplicación de conocimiento,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de
un proyecto, con el fin de cumplir sus requerimientos.
Se puede describir como un proceso de planteamiento,
ejecución y control de un proyecto, desde su comienzo hasta su conclusión, con
el propósito de alcanzar un objetivo final en un plazo de tiempo determinado,
con un coste y nivel de calidad determinados, a través de la movilización de
recursos técnicos, financieros y humanos. Incorporando variadas áreas del
conocimiento, su objetivo final es el de obtener el mejor resultado posible del
trinomio coste-plazo-calidad.
En resumen, la gestión de proyectos suma áreas tan distintas
como la incorporación del proyecto, la gestión de costes, la gestión de
calidad, la gestión del tiempo, la gestión de recursos humanos o la gestión de
la comunicación (entre los miembros y el exterior). Así, la gestión de
proyectos forma un ciclo dinámico que transcurre del planteamiento a la
ejecución y control.
Momento 1:
Preventa
Debemos asegurarnos cuál es el alcance de proyecto. Para
ello es importante detallar dentro de la propuesta comercial y/o contrato que
áreas, circuitos de negocio, reporting, etc. que se incluyen en la valoración
de servicios.
Un mal detalle o inexistente nos generará problemas nada más
comenzar el proyecto.
Momento 2:
Ejecución
Una vez iniciado el proyecto debemos manejar varios
conceptos para poder llevar un control exhaustivo del proyecto:
Es fundamental tener desglosadas las diferentes tareas
asociadas a la ejecución. Éstas tendrán una previsión de horas/jornadas y el
objetivo es en ningún caso sobrepasar este esfuerzo para obtener margen
positivo al cierre del proyecto. Esta previsión inicial es lo que se
denomina BAC (Budget at Completion).
Periódicamente, se recomienda mensualmente como máximo, se
debe estimar el porcentaje de avance de cada tarea y el ETC de la misma ETC
(Estimate to Complete). Realizando esta revisión controlaremos correctamente si
el proyecto se está desviando o no.
Otro concepto asociado es el EAC (Estimate at
Completion). Este indicador es la suma del esfuerzo ya incurrido más el ETC, es
decir, el pendiente según nuestra nueva revisión para completar la
tarea/proyecto. Si el EAC es mayor a la estimación de esfuerzo inicial de la
tarea/proyecto (BAC) tendremos detectada una desviación que habrá que
gestionar.
En caso de que el ETC sea menor que el BAC, la eficiencia ha
sido mejor de la esperada por lo que tendremos un margen extra del previsto o
bien un colchón para futuras tareas.
En todos los proyectos existen desviaciones y/o correcciones
al esfuerzo inicial. Lo importante es llevar un buen control para
poder gestionar con tiempo y margen posibles soluciones.
Lógicamente el avance es un concepto que no sólo depende del
control del esfuerzo realizado por cada recurso en las tareas correspondientes,
sino también de su efectividad. De aquí la importancia en que un jefe de
proyecto se involucre en el seguimiento “funcional” de las tareas y no
sólo actúe como un administrativo de proyecto.
El reconocimiento económico del avance del proyecto a nivel
contable (REVENUE) a cierre de mes deberá ser en función del avance.
Por tanto, será imprescindible este seguimiento por tarea y cálculo de ETC para
poderlo calcular de forma correcta.
Por último, otro concepto importante es el WIP (trabajo
en curso no facturado). En función del modo de facturación del proyecto este
WIP puede crecer en mayor o menor medida. Se debe monitorizar este indicador
para no caer en un riesgo demasiado elevado para la compañía.
CICLO DE VIDA VS
GESTIÓN.
Ciclo de vida de un
proyecto: Cada una de las fases que hay que desarrollar para obtener
el producto o servicio asociado.
Gestión del
proyecto: Metodología para planificar, ejecutar y controlar las fases
de una manera más efectiva (con más probabilidades de éxito)
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